Edición de datos en hojas de trabajo

 2.2.1 Filas y columnas

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·          Seleccionar filas y columnas

Para poder insertar o eliminar filas y columnas es necesario seleccionarlas antes. Todas las columnas (en la parte superior) y todas las filas (a la izquierda) tienen un encabezado donde aparece el nombre de la columna o de la fila. Seleccionar una columna o una fila es tan fácil como hacer clic en el encabezado correspondiente.

Si quieres seleccionar filas o columnas que no sean consecutivas, debes seleccionar la primera, pulsar la tecla Ctrl y mantenerla pulsada y luego ir haciendo clic en los encabezados de las demás filas o columnas que quieras seleccionar. Por último suelta la tecla Ctrl.

·          Insertar filas y columnas

Insertarlas es muy sencillo: selecciona la fila o la columna que esté donde quieras insertar la nueva y ejecuta en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, el comando Insertar y elige en el desplegable. Si quieres insertar varias filas o columnas a la vez, primero selecciona tantas filas o columnas como quieras insertar.

 

·          Eliminar filas y columnas

El procedimiento para eliminar filas y columnas es exactamente el mismo que para insertarlas, con la diferencia de que debes utilizar el comando Eliminar. Al eliminar una fila o una columna también desaparecen todos los datos que hubiera en ellas.

Cuando se eliminan filas y columnas, Excel desplaza las restantes, respectivamente, hacia arriba y hacia la izquierda. Es decir, en el sentido contrario a cuando se insertan.

2.2.2 Copiar, mover y eliminar datos.

Los pasos a seguir para copiar o mover datos son:

·          Seleccione los datos que quiere copiar. Puede ser una celda o un rango.

·          Ejecuta el comando Copiar en la cinta de opciones. Verás que el único efecto es la aparición de una línea discontinua móvil alrededor de los datos seleccionados. También lo puedes hacer mediante el teclado oprimiendo las teclas CTRL + C  o con botón derecho del ratón y seleccionar del menú que se despliega la opción  Copiar.

·          Si vas a copiar los datos en otra hoja de cálculo del mismo libro o en una de otro libro de trabajo, pasa a la hoja correspondiente.

·          Selecciona la celda en la que vas a copiar los datos . Si estás copiando un rango, esa celda debe ser la que va a ocupar el extremo superior izquierdo del rango cuando lo copie. El puntero de celda se moverá a la nueva posición en la celda, pero la línea discontinua móvil seguirá alrededor de los datos que vas a copiar.

·          Ejecuta el comando Pegar. Los datos se copiarán en la posición de destino, pero la línea discontinua móvil permanecerá alrededor de los datos originales.

·          Cuando termines de pegar, pulsa Esc para detener la línea discontinua móvil.

·          En el caso de que quieras mover los datos en lugar de copiarlos, la única diferencia en el procedimiento anterior consiste en que en el punto 2 debes ejecutar en el grupo Portapapeles el comando Cortar en lugar de Copiar. Cuando ejecutes el comando Pegar, los datos aparecerán en la ubicación de destino y desaparecerán de la ubicación original.

·          Debes tener en cuenta que estos procedimientos copian o mueven tanto los datos como cualquier otro elemento que haya en la celda o rango seleccionados (como los formatos). Si en vez de utilizar el comando Pegar usas el comando Pegado especial, Excel mostrará un cuadro de diálogo que te permitirá escoger de qué manera quieres pegar los datos.

Para eliminar el contenido de las celdas o datos:

·          Ubicar puntero en la celda que desea borrar .

·          Pulsar la tecla Suprimir. Botón derecho del mouse  Borrar contenido

 

·          Si adicionalmente desea eliminar el contenido y/o formato de las celdas, debe utilizar el botón Borrar

2.2.3 Aplicar formato de celdas.

Excel nos permite también dar una apariencia agradable a la hoja de cálculo, cambiando la fuente (color, estilo, tamaño etc.), la alineación, los bordes (color, estilo etc.) y relleno de celda. Para cambiar la a apariencia lo podemos hacer mediante la banda de opciones o los cuadros de dialogo.

En la Cinta de opciones existen unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones de fuente de forma más rápida. Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a él .

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Alineación

                                                                             

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones de alineación.

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.

  

Bordes

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:

1.     Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2.     Seleccionar la pestaña Inicio.

3.     Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

4.     En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.

5.     Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

6.     Elegir las opciones deseadas del recuadro.

7.     Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Relleno

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

1.     Seleccionar la pestaña Inicio.

2.     Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

3.     Hacer clic sobre la pestaña Relleno.

4.     Aparecerá la ficha de la derecha.

5.     Elegir las opciones deseadas del recuadro.

6.     Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

  

Los temas

Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un libro. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizará por defecto del documento al completo. relleno o un texto, éstos cambiarán si modificamos el tema.

Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaña Diseño de página, en la sección Temas.

Desde el botón Temas, podremos seleccionar de una amplia lista.

Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los colores de nuestro gusto.

Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que desearías, puedes cambiar alguno de sus aspectos mediante los botones Colores, Fuentes y Efectos.

2.2.4 Acceso entre hojas

Un libro de trabajo en Excel está constituido por una o varias hojas. Para tener acceso de una hoja a otra solo debes dar clic a la hoja que deseas visualizar.

Si el Libro posee muchas hojas, la manera más sencilla de desplazarse es utilizando los botones de desplazamiento.

 2.2.5 Insertar, mover, copiar hojas de trabajo

Para mover el orden de una hoja de cálculo, se pueden utilizar varios métodos.

a)     Uno de los métodos es rápido para mover la hoja dentro del mismo libro de trabajo.

·          Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.

·          Pulsar el botón del ratón y arrastrarlo hasta la posición donde se desea mover la hoja, en este proceso aparece una flecha indicando la posición donde se situara la h

 

b)     Otro de los métodos es cuando se desea mover o copiar la hoja de trabajo a otro libro

·          Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.

·          Pulsar el botón derecho del ratón donde se despliega un menú contextual en el cual hay que seleccionar la opción Mover o copiar…

·          En el menú que se muestra se selecciona a que libro se moverá la hoja y a qué posición.

Para copiar una hoja también se puede hacer de varias formas o métodos.

a)     Copiar la hoja dentro del mismo libro de trabajo.

·          Situarse en la hoja a copiar.

·          Pulsar la tecla CTRL.

·          Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsar el botón del ratón sobre la etiqueta de la hoja a copiar y arrastrarlo hasta la posición donde queremos copiar la hoja.

·          Una vez situados donde queremos copiar la hoja, soltar el botón del ratón y a continuación la tecla CTRL.

b)     Copiar la hoja en otro libro de trabajo

·          Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.

·          Pulsar el botón derecho del ratón donde se despliega un menú contextual en el cual hay que seleccionar la opción Mover o copiar…

·          En el menú que se muestra se selecciona a que libro se copiara la hoja y en qué posición; se activa la casilla crear una copia.

Para insertar una nueva hoja de cálculo

·          Situarse donde se desea insertar la hoja de cálculo.

·          Pulsar el botón derecho del ratón y en el menú desplegable  que se muestra seleccionar Insertar.

·          Se muestra un menú donde selecciona  Hoja de cálculo, pulsa Aceptar.

La hoja se insertara en la posición indicada.

 

Otra forma de insertar una hoja al final de las hojas que se tienen en el libro es dando clic en el icono que se encuentra en la barra de etiquetas.

2.2.6 Modificar nombre, eliminar hojas de cálculo y celdas

Para cambiar el nombre de una hoja de cálculo solo debes realizar lo siguiente:

·          Situarse en la hoja a la cual desea modificar el nombre.

·          Dar clic con el botón derecho del ratón y del menú que se despliega seleccionar Cambiar nombre.

   

·          Introduzca el nombre nuevo de la hoja

 

 Para eliminar una o varias hojas de cálculo solo debes realizar lo siguiente:

·          Seleccione la hoja u hojas de cálculo que desea eliminar.

·          En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuación, en Eliminar hoja.